「あの書類、どこにある？」
「過去のノウハウが紙のファイルに眠ったまま……」
デジタル化しなきゃと思いつつ、書類やマニュアルなどが紙の状態でいまだに保管されている。意外とあるのではないでしょうか？
これまで以上に、社内の紙媒体を放置することは現代のビジネスにおいて「AIという強力な武器」をうまく活用できない原因となってしまいます。
日進月歩でAIが進化し、ビジネスシーンや日常に当たり前にAIが組み込まれていく中で、AIツールをとりあえず入れるより前にデータ整理のために立ち止まることが必要です。
本記事では、紙媒体のメリット・デメリットを再確認したうえで、基本的なデジタル化の手法から、デジタル化したデータを社内資産としてうまく活用するためのソリューション紹介まで解説します。
デジタル化が進む現代でも紙が残り続けているのは、紙特有のメリットがあるからです。
一方で、ビジネス文脈ではどのようなデメリットがあるかについても確認していきましょう。
紙媒体には、デジタルにはない優れたインターフェース特性があります。
まず視認性が高く細かい図解や文字、グラフ、データなどを俯瞰しやすく長時間読み込んでも目が疲れにくいです。
また、パソコンやタブレット、スマホなどの機器での操作をせずに手元でサッと取り出して確認できることや物理的な手触りがあることで記憶へ定着しやすいといったメリットもあります。
一方で、ビジネスでの利用という文脈でかつAIが発展している現代においては目を背けられないデメリットが存在します。
まず、紙媒体はセキュリティ・紛失リスクがあります。物理的に実態を持つため持ち出しや紛失を防ぎきれず情報漏洩の引き金になりやすいです。
身に覚えのある方もいらっしゃるかもしれませんが紙が蓄積すると個人スペース、ひいてはオフィスのスペースを圧迫し必要な情報を探すための検索性が低下してしまいます。
そしてAI活用を見越すのであれば、活用するためのデータが必要となるためデータが紙だとAIが学習できません。結果的にデータ活用ができなくなってしまいます。
「この資料はデジタル化できない」と思い込んでいませんか？
結論から言えば、社内の問い合わせ対応やマニュアルとして活用している紙媒体は、そのほとんどがデジタル化可能です。
一部の書類や契約書はデジタル化が認められていないものがあるため、確認が必要です。
しかしそれ以外の大半の書類はデジタル化できるので、データとしての活用準備を進めていきましょう。
社内ナレッジとして蓄積されている過去の研修資料、トラブル対応記録、製品仕様書などは、デジタル化後にAIをうまく活用すれば問い合わせ件数の削減などにダイレクトにつながります。
法令によって紙による保存が義務付けられている書類があるので注意しましょう。
例を挙げると、不動産取引における重要事項説明書や不動産売買や交換の媒介契約書、定期借地契約書などがあります。
保管している書類がデジタル化できない対象かどうかを確認してみてください。
では、具体的にデジタル化する方法をいくつかみていきます。自社のボリュームやリソースに合わせて選択しましょう。
すでにオフィスにある複合機（多機能プリンタ）は、最も身近なデジタル化ツールです。
最近の機種であれば、単にスキャンするだけでなく、以下のような高度な機能が備わっていることが多いです。(機種ごとに異なるので説明書をよく確認してください)
自動ファイル命名： 日時や特定のキーワードをファイル名に自動付与
フォルダ自動振り分け： スキャンと同時に、クラウドストレージの指定フォルダへ転送
OCR処理： 簡易的な文字認識を行い、PDF内をキーワード検索可能にする
「デスクで手軽に、かつ高速に処理したい」という場合には、専用スキャナもおすすめです。
例えばScanSnapなどであれば会計ソフトやGoogle Drive、Dropbox、OneDriveなどの主要ストレージとの連携機能があるので保存の手間も省くことができます。
スキャンしたい紙媒体が大量にある場合や自社内でリソースを割けない場合には、プロの代行業者に依頼するのも現実的です。
代行業者ごとに特徴や料金の違いがあるので、何を重視するかよく検討して選定しましょう。
紙のデジタル化だけでなく、データ入力や原本の保管などのサービスも提供されているので状況に応じ併せて検討するのがおすすめです。
紙媒体をデジタル化することは、それだけでなくビジネス全体に関わる大きなメリットへとつながります。
先述した紙媒体のデメリットが解消され、セキュリティリスクの軽減・オフィスの省スペース化・AI活用の余地を達成することができます。
さらに、こうしたデジタル化はアナログな業務プロセスを根本から見直し、ビジネス全体をアップデートするための重要な入口とも言えます。
現在のビジネスシーンでは、あらゆる工程においてITツールの利用が一般化しています。オンライン会議ツールのZoomやワークフロー系のツール、営業のパイプライン管理ツール、ヘルプデスクの問い合わせ管理ツールなど多数の便利で素晴らしいツールが存在しています。
こうしたツールをうまく活用するには、紙ではなくデジタルを前提とした社内カルチャーになっていることが大切です。また、特にAIを搭載したツールでは、利用のために社内のデータを読み込ませることで精度が上がるためデジタル化は前提となっています。
そのためデジタル化を行うことはツールを活用したIT化のための大事な一歩となります。
※DXはデジタルトランスフォーメーションの略
紙媒体をデジタル化し、さらにITツールを導入した後はDX化によってビジネスを強化していきましょう。DX化は単なるデジタル化やIT化を超えて、既存のビジネスプロセスや価値観、仕組みなどを変革し競争優位性を確立するという意味合いを持っています。
DX化までを見越して、まずはデジタル化で第一歩を踏み出しましょう。
社内に残る紙媒体をデジタル化することは、省スペースやペーパーレス化にとどまりません。
それだけでなく社内にある情報を共有化しAI活用をする大切な下準備になります。
デジタル化する作業は、一苦労にはなりますがやりきれば社内の大切な資産になります。
そして一度きりではなく今後の運用としてもデジタル化が自然とできるフローを構築していくことが大切です。
デジタル化が実行できた後はITツールの導入、そしてDX化まで進めてビジネスを強化していきましょう。
社内の問い合わせ管理、ヘルプデスクの自動化、DXをするならhelpmeee! KEIKOがおすすめです。
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