人手不足や業務の属人化が課題となる中、情報システム（情シス）やバックオフィス部門の効率化が急務となっています。
特に総務・人事・経理などでは、日々の定型業務が多く、限られたリソースで対応することに限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな中、注目を集めているのが「生成AI」を活用した業務効率化です。
生成AIは、単なるFAQ対応を超え、柔軟な問い合わせ対応や業務フローの自動化まで実現可能。従来のRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やチャットボットにはない、高度な自律性と拡張性が大きな魅力です。
本記事では、情シス・バックオフィス業務における生成AIの活用メリットから、具体的な導入ポイント、注意点までを分かりやすく解説します。
生成AIの活用を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
近年、ChatGPTに代表される「生成AI」の登場によって、企業の業務効率化に対するアプローチは大きく変わりつつあります。特に、情報システム部門やバックオフィス部門では、日々発生する定型的な問い合わせ対応や文書作成業務に多くの時間が割かれており、その負担を軽減する手段として生成AIの活用が注目されています。
本章では、まず生成AIの基本的な仕組みやできることを解説した上で、なぜ情シス・バックオフィスにとって有効なのか、従来のRPAやFAQツールとどう異なるのかを詳しく紹介します。導入を検討する際の判断材料として、ぜひ参考にしてください。
生成AIとは、テキストや画像、コードなどを自動で「生成」できる人工知能技術のことです。代表的な例として、ChatGPTのような大規模言語モデル（LLM）が挙げられます。自然言語での入力に対し、柔軟かつ文脈に沿った出力が可能で、社内マニュアルの作成、議事録の要約、問い合わせ対応の自動化など、幅広い業務に活用できます。
特にバックオフィスや情報システム部門では、以下のような業務で導入が進んでいます
・社内FAQの自動生成、メンテナンス
・社内申請書類のテンプレート作成
・ITトラブルへの一次対応（例：パスワードリセットの手順案内）
・社内ナレッジの整備、分類、検索支援
定型業務や過去に蓄積された社内データをもとに、自動で自然な文章を生成できる点が、従来の自動化ツールと大きく異なります。
生成AIが定型業務の自動化など、業務効率化に強い理由は、次の3つに集約されます。
1.文脈理解力が高く、柔軟な応答が可能
ルールベースでは対応できなかった「少し表現が違う質問」や「関連する複数の情報をまとめて返す」ことが可能です。たとえば「育児休業っていつまで取れますか？」という曖昧な質問にも、就業規則をもとに適切に回答できます。
2.業務データの学習・再利用ができる
過去の問い合わせや業務ドキュメントを学習させれば、それに基づいた的確な回答や文書生成が可能になります。FAQや社内マニュアルの更新もAIが補佐することができます。
3.非構造データにも強い
ExcelやCSVなどの構造化データだけでなく、議事録やマニュアルといった「自然言語の文書」も処理対象にできます。人が読む前提の文書を、AIが要約・分類・検索できる点は、従来の自動化ツールとの大きな違いです。
こうしたことから、情報の整理・共有や対応業務の迅速化が進み、情シスやバックオフィス部門の負担軽減に直結します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）や従来型のFAQツールと比べて、生成AIは以下のような点で優れています。
生成AIは、これまで自動化が難しかった「人間の判断や文脈理解を要する業務」にも対応可能です。人間らしい自然な言葉での受け答えに加え、学習を通じて、より多様な業務への応用も期待されています。
このように、生成AIは単なる効率化ツールではなく、社内のナレッジを有効活用し、部門横断的な業務改善を支援する存在として注目されています。
・生成AIは、情シス、バックオフィスにおける定型業務の負担軽減と業務効率化を強力に後押しする
・生成AIは、従来のツールでは難しかった文脈理解や柔軟な対応を実現
バックオフィス部門には、日々多くのルーティーン業務や社内からの問い合わせ対応が集中しています。これらの業務は日々の生産性を下げる要因となりがちですが、生成AIを活用することで、繰り返し発生する作業や定型文の作成を自動化し、工数を大幅に削減することが可能です。
ここでは、総務・人事・経理・情シスそれぞれの部門で、どのように生成AIを活用できるのか、具体的な業務例とともに紹介します。
総務部門では、備品の貸し出しや管理、来客対応、社内イベントの案内など、幅広い業務が発生します。これらの業務は問い合わせも多く手間もかかりますが、その多くは定型的な内容が中心です。
生成AIを活用することで、システムを通じた備品の貸出予約や在庫確認、社内イベントの告知文章の自動生成などが可能になります。また、来客対応マニュアルや社内フロアマップなどの情報も、従業員がAIに尋ねるだけで即時に取得できるため、問い合わせ対応の負担を大幅に軽減できます。
人事部門では、入社・退職時の手続き、雇用契約関連の書類作成、従業員からのよくある質問への対応など、繰り返し業務が多数あります。
生成AIを活用することで、新入従業員への手続き案内文や、よくある質問（給与、福利厚生、評価制度など）への回答をテンプレート化し、チャットボットでの即時対応が可能になります。これにより、人事担当者の工数を削減し、より戦略的な人事施策などに時間を充てることができます。
経理部門では、経費精算のチェック、仕訳の記録、帳票の作成など、正確さとスピードが求められる作業が日常的に発生します。
生成AIは、経費精算に関するよくある質問への自動応答や、申請フローの案内をチャットで対応することで、経理担当者の問い合わせ対応を省力化できます。また、請求書やレポートなどの帳票類のドラフト作成にもAIを活用でき、文面の整備やフォーマット統一にも役立ちます。
情報システム部門では、アカウントの発行・削除、パスワードの再設定、ソフトウェアのインストール対応など、技術的かつ定常的な業務が多く発生します。
これらの業務に生成AIを導入することで、従業員がAIチャットに「パスワードを忘れた」などと入力するだけで、リセット手順の案内や社内マニュアルへの誘導を自動で行うことが可能になります。簡単なトラブルシューティングや、社内ITポリシーの確認なども自動対応できるため、情シス担当者の負担を大幅に軽減できます。
・生成AIは、総務、人事、経理、情シスそれぞれの定型業務を効率化し、バックオフィス全体の生産性を底上げする
・繰り返し発生する事務作業や問い合わせ対応は、生成AIの導入で大幅に省力化・自動化が可能
生成AIツールを導入して業務効率化を図るにあたり、情シスやバックオフィス部門の担当者には、「単に便利そうだから導入する」といった姿勢ではなく、業務フローやセキュリティ要件、自社システムとの親和性など、複数の観点から選定することが求められます。特に社内利用を前提とした場合、ITリテラシーの異なる従業員が利用することを考慮し、使いやすさや管理のしやすさも重要な要素です。
以下では、導入前にチェックしておきたい3つの代表的な選定ポイントを紹介します。
生成AIは社内の業務データや従業員の個人情報を取り扱う可能性があるため、セキュリティ対策は最重要事項です。選定時には、次のような点を確認する必要があります。
・データの暗号化：通信中、保存時ともに暗号化されているか
・アクセス制御機能：利用者ごとのアクセス権限を細かく設定できるか
・監査ログ：誰が、いつ、どのような操作をしたか記録できるか
・SAMLやSSO対応：社内の認証基盤との連携が可能か
一定のセキュリティ基準が担保されているかどうかを判断基準として選定することをおすすめします。
生成AIを業務で有効活用するためには、従業員が普段利用しているチャットツールや業務システムとシームレスに連携できるかが重要です。たとえば以下のような連携先を確認しましょう。
・SlackやMicrosoft Teams：日常的に使うチャット上でAIに質問できると利用率が高まりやすい
・kintoneやGoogle Workspace、Office 365：社内のファイル共有ツールと連携可能か
既存業務の延長線上で使えるAIであれば、従業員の抵抗感も少なく、スムーズな定着が期待できます。
情シスやバックオフィス担当者が主導で生成AIを運用する場合、開発スキルがなくても設定・運用できるノーコード対応は非常に重要です。特に以下のような点をチェックしましょう。
・ノーコードでチャットフローやFAQを設定できるか
・画面が直感的で、属人化せずに複数人で管理できるか
・自動学習や利用ログの分析機能があるか
・サポート体制（日本語マニュアル、問い合わせ窓口）が充実しているか
導入後に使い続けられるかどうかは「運用のしやすさ」がカギとなります。検証段階での無料トライアルの有無も含めて、導入後の運用負荷まで見据えた選定が重要です。
・生成AIの導入は、セキュリティ、システム連携、運用性など多角的な視点からの選定が重要
・導入後に後悔しないためには、技術要件だけでなく“現場で本当に使えるか”を見極める選定が欠かせない
生成AIは、情シスやバックオフィスの業務効率化に大きな可能性をもたらしますが、導入すればすぐに成果が出るというわけではありません。特に、社内で本格的に活用する場合には、セキュリティや運用体制、従業員のリテラシーといった多方面の準備が必要です。
ここでは、生成AIを導入・運用する前に必ず押さえておきたい3つの注意点について解説します。
生成AIの活用には社内の業務マニュアル、申請書類、問い合わせ履歴などの社内データが不可欠ですが、これらの情報をAIに提供する際には、ガバナンスの観点から慎重な判断が求められます。
・個人情報、機密情報の取り扱い：AIに学習、処理させるデータに個人情報や社外秘の内容が含まれていないか精査が必要です。
・データの保存場所、提供先の確認：クラウド型ツールの場合、データが国外に保存されるケースもあるため、データレジデンシーにも注意しましょう。
・社内ポリシーとの整合：AI活用に関する社内ガイドラインを整備し、部署間で共通認識を持つことが重要です。
ガバナンスが不十分なまま導入すると、情報漏えいや社内混乱を招くリスクがあります。
生成AIは自然な文章で回答できる反面、誤った情報を自信ありげに出力する「ハルシネーション」という問題があります。そのため、社内利用時には以下のような対策が求められます。
・重要情報は人間の目でチェックするプロセスを組み込む
・AIの回答に対して「参考資料へのリンク」や「根拠の表示」機能を活用する
・回答の精度向上のために、定期的なFAQやナレッジベースの更新を行う
特に情シス・人事・経理などの部門では、「制度や規程に基づいた正確な回答」が求められるため、AIの精度を過信せず、最終的な確認ステップを必ず組み込みましょう。
生成AIを導入しても、現場の従業員が活用できなければ意味がありません。そのため、社内への定着には以下のような教育・展開コストも考慮する必要があります。
・社内説明会、マニュアル作成など初期のオンボーディング支援
・現場のニーズに合わせたチューニング、シナリオ作成
・使い方が分からない従業員向けのサポート窓口の整備
・活用状況を定期的に分析、改善する体制の構築
例えばノーコードで設定できるツールであっても、教育なしで現場に丸投げすると利用率が伸びないケースも多く見られます。利用部門と協力し、段階的に展開する運用計画が大切です。
・導入効果を最大化するためには、データガバナンス、精度対策、社内展開までを見据えた準備が不可欠
・生成AIの力を正しく引き出すには、“導入前の設計”と“社内活用の地ならし”が大切
生成AIは、情シスやバックオフィスが抱える「繰り返しの業務」や「人手の負担」を大幅に削減できる強力なツールです。
FAQ対応から帳票作成、アカウント管理まで幅広く対応でき、部門をまたいだ業務効率化を実現できます。
ただし、導入時にはセキュリティやデータガバナンスの確認、社内システムとの連携可否、運用体制の整備といった課題も押さえておくことが重要です。
「ツールを入れて終わり」ではなく、現場で定着し成果を上げるための準備と設計が成功のカギとなります。
本記事を参考に、自社の業務に合った生成AIの導入と運用をぜひ検討してみてください。
業務効率化と働き方改革の一歩として、生成AIの活用は今後ますます重要な選択肢となるでしょう。
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